Керувати часом неможливо. Зате кожен може керувати своїми діями, рішеннями та справами, які робить протягом дня. Якщо у вас багато задач, вони навалюються на купу, ви нічого не встигаєте, якщо маєте цілі і амбіції, часто вигораєте на роботі, шукаєте балансу в житті – вам допоможе навичка ефективного планування.
Для чого потрібно планувати свій день?
- Ви маєте структуру дня, завдяки якій виконаєте більше завдань, витрачаючи при цьому менше енергії.
- Коли справ занадто багато, може з’явитися саботаж, прокрастинація і ви максимально будете відкладати свою діяльність до «кращих часів». Це нормально, тому що мозок намагається захистити вас (і себе) від перенавантаження. Планування допомагає скласти чітку схему роботи і замість купи справ ви бачите одне невелике завдання, яке необхідно зробити, за ним інше і так далі. Такий ланцюжок і маленькі кроки – обман нашого мозку, який допомагає працювати ефективніше.
- Плануючи тиждень чи й місяць відразу, ви бачите реальний розподіл часу і не навантажуєте себе додатковими завданнями, які потім не встигнете виконати.
- Робота ніколи не закінчується. Але тільки працюючи, ви нехтуєте іншими сферами свого життя, відкладаючи їх на «коли закінчу працювати» (тобто на ніколи). Склавши графік, ви відразу знаходите час і для відпочинку, і для саморозвитку, і для часу з родиною, і для інших важливих для вас напрямів. Визначитись з життєвими сферами вам допоможе коучинговий інструмент колесо балансу.
- Якщо ви чули слово «вигорання» – ефективне планування часу є найефективнішим способом його профілактики.
Як все встигати?
Плануючи свій день, люди часто намагаються вписати у нього безліч справ, щоб «встигнути все». Інколи такі списки налічують 20, а то й 30 пунктів. Проте встигнути все неможливо і не потрібно. Сучасний світ потребує більше нашого часу, ніж ми можемо його дати. Тому важливо навчитися відділяти важливе від неважливого, своє від не свого.
Не намагайтесь втиснути в кожен день якнайбільше завдань і виконувати 100% свого плану. Коли ви так дієте, то автоматично пришвидшуєтесь. Коли ви пришвидшуєтесь – входите в стан стресу, навіть якщо цього не відчуваєте. Як результат – живете в хронічному стресі, що впливає і на самопочуття, і на якість роботи, і на стосунки з оточенням та собою.
Пам’ятайте: ви створюєте план, щоб допомогти собі, а не живете для того, щоб поставити всі галочки. Тому плануйте так, щоб мати не тільки список справ на щодень, а й щоб він допомагав досягти цілей, гармонізувати день та зменшити кількість стресу.
Як ефективно організувати час?
- Почніть із цілей, які ви хочете досягти. Пропишіть до них кроки і виділіть справи, які будете робити щодня для їх досягнення. Врахуйте, щоб цілі перегукувалися з цінностями.
- Випишіть всі справи, які необхідно зробити. Можете розподілити їх за категоріями: відпочинок, робочі моменти, навчання і саморозвиток тощо.
Розподіліть їх на важливі та термінові. Пам’ятайте, що важливі – це справи, які ведуть вас до мети, вони не завжди термінові, але обов’язково мають бути у вашому плані. В цьому пункті можете скористатися методом Ейзенхауера.
- Краще формувати план з розрахунку на тиждень. Не намагайтеся втиснути у кожен день всі сфери свого життя, але врахуйте, щоб вони проявилися протягом тижня.
- Поставте фокус уваги – що найважливіше потрібно зробити за цей тиждень, чого хочете досягти. Починайте свій день саме з цієї справи. Нехай вона буде головною справою дня.
- Плануйте відпочинок, час на сон та прийоми їжі! Часто люди забувають про ці пункти, вписуючи тільки роботі питання – як наслідок день перетворюється на безперервну роботу, коли забувають навіть поїсти.
- Пам’ятайте, що в добі 24 години! Прикиньте, або й відслідкуйте, скільки часу у вас займає яка справа. Наповніть свій день так, щоб графік вкладався у ці 24 години. Врахуйте час на сон, прийоми їжі, дорогу тощо.
Ефективне планування – це навичка, яку можна розвинути в собі. Якщо ви раніше ніколи не планували, або пробували і у вас не вдавалось – на початку можуть виникнути труднощі з формуванням списків справ, та дотриманням нового графіка. Почніть з малого. Заплануйте одну основну справу дня, і кілька додаткових. Дотримуйтесь цього плану. Коли він перейде у звичку – розширюйте його, ділячи графік за сферами життя чи розписуючи погодинно. Або ж навпаки: почніть з того, що розпишіть всі справи, які б ви хотіли виконати протягом тижня. І погляньте, що реально вдалось зробити, і чому так. Як можна скоригувати графік, щоб покращити свою ефективність? Експерементуйте і дивіться по своїх відчуттях. Ми всі індивідуальні, тому немає єдиного чіткого правила, який спосіб планування підійшов би всім. З часом ви знайдете методи, які будуть найкращі і найефективніші саме для вас.